Sok vállalat már digitálisan állítja elő a szerződéseket, HR-dokumentumokat és pénzügyi iratokat, az aláírásnál azonban megszakad az automatizált folyamat. A fájlt letöltik a CRM-, ERP- vagy dokumentumkezelő rendszerből, feltöltik egy másik felületre, majd aláírás után manuálisan visszamentik. Ez időigényes, növeli a hibák kockázatát, és nagy dokumentumszámnál nehezen skálázható.
Mit jelent az elektronikus aláírás integrációja?
Az integráció során az elektronikus aláírás vagy bélyegzés beépül a vállalat ügyviteli folyamatába. A dokumentum előállítása, továbbítása, jóváhagyása, hitelesítése és visszamentése összekapcsolható. A felhasználók a megszokott rendszerben dolgozhatnak, miközben a háttérben szabályozott, naplózható hitelesítési folyamat működik.
Az integráció különösen hasznos HR-rendszereknél, CRM-eknél, dokumentumkezelő és pénzügyi alkalmazásoknál. Alkalmazható például munkaszerződések, ügyfélszerződések, teljesítésigazolások, számlák vagy automatikusan előállított igazolások kezelésére.
Aláírás vagy elektronikus bélyegző?
A megfelelő megoldást a dokumentum célja határozza meg. Ha egy természetes személy döntését vagy jognyilatkozatát kell rögzíteni, elektronikus aláírásra van szükség, és az aláírónak jóvá kell hagynia a műveletet. Ha nagy mennyiségű, rendszer által előállított dokumentum szervezeti eredetét és sértetlenségét kell igazolni, elektronikus bélyegző alkalmazható.
A FlintSign minősített elektronikus pecsételési szolgáltatása REST API-n keresztül is integrálható, és tömeges, automatizált dokumentumhitelesítésre használható. A fájlok minősített időbélyeggel is elláthatók, amely igazolja, hogy a dokumentum egy meghatározott időpontban már létezett.
Külső aláírók is bevonhatók
Egy digitális folyamatban gyakran ügyfeleknek, partnereknek vagy új munkavállalóknak is alá kell írniuk. Ilyenkor nem feltétlenül célszerű minden résztvevő számára tartós tanúsítványt vásárolni. A FlintSign egyszeri minősített aláírási megoldása egyetlen dokumentum hitelesítésére is kialakítható, az előírt személyazonosítás mellett.
Az integráció előtt fel kell mérni, milyen iratok készülnek, ki jogosult aláírni, szükséges-e személyes jóváhagyás, hol tárolják a végleges dokumentumot, és hogyan biztosítják annak hosszú távú ellenőrizhetőségét. A jól kialakított integráció csökkenti a manuális lépéseket, gyorsítja az ügyintézést, és átláthatóbbá teszi a dokumentuméletutat.
TÁMOGATOTT TARTALOM
